İnşaat mühendisliğinde, teknik ofis mühendisliğinin kendi içinde birçok uzmanlık alanı vardır. Özellikle büyük ölçekli işlerde bunlar ayrı departmanlara ayrılmıştır. Bunlara örnek verecek olursak: Hakediş, sözleşme, raporlama, teklif hazırlama, ihale hazırlığı, metraj ve keşif hazırlama gibi daha birçok farklı konusu veya birimi vardır diyebiliriz.
Teknik ofis mühendislerinin yaptığı işler
1-Teklif Hazırlama: Yapılması öngörülen işlerde hangi malzemelerin kullanılacağı, ne işçiliğin yapılacağı ve bunların maliyetleri konusunda yapılan çalışmadır. Teknik ofisin en önemli kısımlarından biridir. Titizlikle çalışılması gereken bir konudur. Yanlış teklif zarara veya işin bitmemesine neden olabilir.
2-İhale Hazırlık: Bir ihale kapsamında istenen nitelikler, evraklar vs. birçok detay vardır. Bunlar için teknik ve idari şartnamenin detaylıca incelenmesi gerekir. Firma yeterliliklerinin taşınıp taşınmadığı kontrol edilmelidir. Uygun iş bitirme, teminat, gerekli makine ve teçhizat, uygun personel bu detayların tamamı ihaleye teklif vermeden önce incelenmeli, gerekli evraklar hazırlanıp ihale dosyasına konulmalıdır.
3-Metraj (Keşif): Yapılacak işin fiyat analizi için yapılan işlemdir. Her pozun ayrı ayrı metrajı çıkarılır. Her poz için ayrı fiyat analizi yapılır. Fiyatlandırmanın yapılması için pozlar hakkındaki bilgiler ve metrajlar satın alma birimine iletilir. Satın alma birimi istenen malzemenin detaylı fiyat çalışmasını yapar ve bu fiyatlar teklif hazırlığında kullanılır.
4-İş Programı: Yapımına karar verilen herhangi bir işe başlamadan önce iş programı hazırlamak gerekir. Bunu zaman zaman ilgili idare de isteyebilir. Ancak bunun dışında işin sağlıklı yürütülmesi için zaman ve paradan tasarruf sağlamak. Zamanın, personelin, finansın doğru yönetilmesi için iş programı çıkarmak şarttır. İşin durumuna göre yani mukayeseli keşif olması, süre uzatımı yapılması, ödenek durumunun değişmesi hallerinde revize iş programı hazırlanır.
İdare tarafından istenen iş programlarının hazırlanma şekli şartnamede belirtilir. Firmanın aylara göre yapabileceği iş kapasitelerine, ödenek dilimlerine, çalışılamayacak günlere göre hazırlanır.
5-Raporlama: Sahadan gelen bilgiye ve şantiyenin ilerlemesine göre idareye veya yönetim kuruluna hazırlanması gereken raporlar vardır. İşin ilerlemesini, malzeme durumunu, personel durumunu, iş programına uygun ilerlemenin yapılıp yapılmadığını gibi bilgilerin yer aldığı dökümanlardır.
6-Satın Alma: Firmaların satın alma birimleri genelde teknik personellerden oluşur. Uygun malzemenin uygun fiyata alınması için alanında uzman personellerin çalıştırılması gerekir. Genelde bu birimler de inşaat mühendisi / teknikeri, endüstri mühendisi / teknikeri, makine mühendisi / teknikeri, malzeme mühendisi / teknikeri çalıştırılır. Yapılacak işin muhteviyatına göre personeller değişiklik gösterebilir.
7-Hakediş: Taşerona veya idareye ne kadar imalat yapıldığını, ne kadar ödeme yapılacağını, hangi kesintilerin yapılacağını gösteren dökümanlardır. Genelde aylık olarak hesaplanır. Hakedişler bazı bölümlerden oluşur:
- Hakediş raporu (kapak)
- Dizi Pusulası
- Hakediş icmali
- Hakediş raporu
- Metraj icmali ve metraj tabloları
- Fiyat farkı sayfası
- Yapılan işler listesi
- Hakediş özeti
- İşçi alacak ilanları
Hakedişler resmi evraklardır. İşi yapan taraf (yüklenici, taşeron) hakedişlere göre işverene veya idareye fatura keserler. Dikkatle hazırlanması gerekir. Hakediş hazırlanması için bazı programlar vardır. Bunlar yardımıyla veya daha basit işlerde excel ile hakediş hazırlanabilir.
8-Sözleşme: İşveren ile taşeron arasında hazırlanan evraklardır. Taraflardan birlikte imza ettiği bu evraklar anlaşmazlık olması durumunda mahkemeye sunulur.
Sözleşme hazırlanması uzmanlık gerektiren bir iştir. İlgili mevzuata hakim olmak gerekir. Sözleşmenin içinde yer alması gereken konular:
- Taraflar (taşeron, işveren, yüklenici, idare)
- İşin konusu
- Sözleşme bedeli
- İşin süresi
- İşin miktarında artış/azalış durumunda ne yapılacağı
- Taşerona/yükleniciye ait giderler
- Ödemelerin nasıl yapılacağı ve hakedişler
- Çalışma şartları
- İş güvenliği
- Olası iş kazası durumları
- Süre uzatılması
- Fiyat farkı
- Fesih ve tasfiye
- Anlaşmazlık halleri
Teknik ofiste yapılan çalışmaların bazılarını yukarıda özetlemeye çalıştım. Teknik ofisin birçok departmanı vardır. Hepsi ayrı bilgi birikim ve uzmanlık gerektirir. Birimlerin tamamı birbiriyle mecburen koordine içindedir. Buna örnek verecek olursak Keşfi yapan ve metrajları çıkan birimin verdiği bilgi ile teklif hazırlama birimi teklifi hazırlar. Yine keşif yapan birim verdiği bilgileri satın almaya iletir. Buna göre malzeme alınır.
