İçindekiler
Resmi Bir E-Posta Nasıl Yazılır?
Resmi bir e-posta nasıl yazılır? Bu soruyu resmi bir iş yapmakta olan herkes en az bir kere sormuştur. Arkadaşlarımıza gündelik e-postalar yazmaya alışkın olabilirsiniz, ancak yazdığınızda olumlu dönüt alabilmek adına resmi bir e-postayı nasıl yazacağımızı bilmek gerekir ama hemen endişelenmeyin, bu konuda yalnız değilsiniz. Birçok kişi resmi bir e-posta yazmakta zorlanır. Bu içeriğin size yardımcı olacağını umuyorum.
Bu makalede, resmi bir e-postanın resmi olmayan bir e-postadan ne gibi farklarının olduğunu öğreneceksiniz. Resmi olmayan ve resmi e-posta mesajları arasındaki farkı görebilmeniz için bir e-postanın çeşitli bölümlerinden örnekler vereceğim. Ayrıca size resmi bir e-postayı nasıl düzgün bir şekilde yazacağınızı, resmi bir e-postayı nasıl biçimlendireceğinizi ve resmi bir e-postayı nasıl göndereceğinizi göstermeye çalışacağım.
Resmi E-posta Nedir?
Resmi bir e-posta genellikle iyi tanımadığınız birine veya yetkili bir kişiye gönderilir. Profesörünüz, bir kamu görevlisi veya çalıştığınız bir şirketle temas kuracağınız biri; Tüm bunlar iletişime geçmek için resmi bir e-posta kullanmanız gerken kişiler. İşyerinizin resmi bir ortamı varsa, aksi söylenmedikçe patronunuz ve iş arkadaşlarınızla resmi e-postalar kullanmanız gerekir.
Gündelik ve Resmi E-posta: Fark Nedir?
Resmi bir e-posta, sıradan bir e-postadan farklıdır. Sıradan bir e-postayı genellikle iyi tanıdığınız bir kişiye gönderirsiniz. Sıradan bir e-posta gönderirken, yapı ve üslup hakkında çok fazla endişelenmenize gerek yoktur.
Aslında, resmi bir e-postayı sıradan bir e-postadan farklı kılan şey, yapıdır. Resmi bir e-posta, selamlama (e-postanın açılış kısmı), açılış cümlesi ve gövde, kapanış gibi çok tanımlanmış bir yapıya sahiptir.
Ayrıca resmi bir e-postada dili sıradan bir e-postadakinden farklı kullanırsınız. Kısaltmalar, argo ifadeler ve diğer resmi olmayan terimler kullanmaktan kaçınmalısınız. Resmi bir e-postanın tonu da farklıdır. Resmi olmayan bir e-posta, tam cümleleri veya uygun grameri bile kullanmayabilir, ancak resmi bir e-posta her zaman bunu kullanır.
Resmi bir e-posta dili örneği:
Toplantı 5 Aralık saat 9:30’da yapılacak. Tüm öğrenciler katılmalıdır. Proje ödevlerinizi yanınızda bulundurun.
Resmi olmayan bir e-posta dili örneği:
Toplantımız 5 Aralık, 09:30’da olucak. Proje ödevlerinizi getirin kesin. Orada görüşürüz. :)
Resmi dili, bu e-postadaki resmi olmayan e-postanın diliyle karşılaştıralım:
Her iki ifade de aynı bilgiyi paylaşır. Ancak ilkinin tonu çok daha resmidir. Gayri resmi örnekteki eksik cümle, argo ve ifadeye dikkat edin.
Resmi Bir E-posta Yazma
Gayri resmi bir e-posta genellikle hızlı bir şekilde gönderilebilirken, resmi bir e-posta yazmak genellikle biraz daha fazla düşünmeyi ve biraz daha fazla zaman alır. Her e-posta öğesine dikkatlice düşünülmelidir.
Bunu akılda tutarak, resmi bir e-postanın bazı ortak öğelerine daha yakından bakalım:
Konu satırı
Konu satırı, okuyucunun gelen kutusunda gördüğü şeydir. Konu satırı yanıltıcı veya eksik bilgi ise, e-postanız okunmayabilir. Mesaj spam kutusuna bile gönderilebilir. E-postanız ne kadar resmi olursa, konu satırınız o kadar ayrıntılı olmalıdır. Ancak konu satırınızı çok uzun tutmamaya dikkat edin.
1; Aşağıda resmi bir e-posta konu satırı örneği verilmiştir:
Gerekli Öğrenci Toplantısı: 5 Aralık, 09:30
2; Aşağıda resmi olmayan bir e-postanın konu satırı örneği verilmiştir:
Yaklaşan Toplantı
Konu satırını bu resmi olmayan e-postanın konu satırıyla karşılaştıralım:
İlk konu satırının daha bilgilendirici ve eksiksiz olduğuna dikkat edin. İyi tanıdığınız birine gönderilen gayri resmi konu satırı, konuya çok az değiniyor lakin daha iyi sonuçlar alabilmek adına konu satırı açık bilgilendirici ve anlaşılır bir uzunlukta olmalıdır.
Selamlama
Selamlama, doğrudan e-postayı gönderdiğiniz kişiye hitap eder. Her zaman resmi e-posta mesajlarında kullanılır, ancak bazen gayri resmi mesajlarda atlanır. İşte bazı resmi ve gayri resmi selamlama örnekleri: E-postayı bir gruba gönderiyorsanız, tüm gruba hitap edin.
İşte bir örnek:
Sevgili öğrenciler,
E-postayı göndermek istediğiniz kişinin adını da aldıysanız, kişinin adını herhangi bir unvanla birlikte kullanmak uygun olur.
İşte bir kişi için örnek bir resmi selamlama:
Sayın Profesör Demirkollu,
Ulaşmaya çalıştığınız kişinin adını bilmiyorsanız, kişi ismini öğrenmek için her türlü çabayı göstermelisiniz. Son çare olarak, e-postayı ulaşmayı umduğunuz kişinin unvanına göndermeniz de sorun olmayacaktır (ancak daha az etkilidir). İşte isimsiz resmi bir selamlama örneği:
Sayın İnsan Kaynakları Direktörü,
Bir kişinin adını veya unvanını bilmediğiniz nadir durumlarda, bu selamlamayı kullanmanızda bir sakınca yoktur:
Örnek; İlgili makama
Gördüğünüz gibi, resmi ve gayri resmi selamlar birbirinden çok farklıdır.
Giriş
Resmi bir e-postanın giriş kısmında genellikle gönderenin kendisini tanıtması gerekir. Bunun aksine, resmi olmayan e-postalar tanıdığınız birine gönderilir ve bu tarz bir tanıtıma gerek yoktur.
Resmi bir e-postadaki bir açılış örneği:
Benim adım Mustafa Aksu. Sanal Şantiye Üniversitesi İstatistik profesörüyüm. Bu mesaj mevcut tüm öğrenciler içindir.
E-posta Gövdesi
Resmi bir e-postanın gövdesi, genellikle e-postanın amacını açıklar. Gayri resmi bir e-postada ayrıntıya ihtiyaç duyulmayabilir. Gövde ayrıntılı bilgiler içerse de resmi bir e-postada açık ve net bir şekilde yazmak önemlidir. Okuyucunuzun size aşina olmadığını ve konunuza aşina olmayabileceğini unutmayın. E-postanızın alıcısının önemli bir noktayı yanlış anlamasını istemezsiniz.
Kapanış
Resmi bir e-postayı nasıl sonlandırdığınız da aynı derecede önemlidir. E-postanın kapanışı, alıcınızın baktığı son şey olduğundan, e-postanızın kapatılması kalıcı bir izlenim bırakabilir. İyi bir resmi e-postanın kapanışı aynı zamanda okuyucuya tam adınızı, iletişim bilgilerinizi ve unvanınızı (uygunsa) içermesi gerektiğinden kim olduğunuzu da hatırlatır. Mümkünse, daha fazla etki için profesyonel bir imza şablonu kullanın. Resmi bir e-postanın kapanışını başlatmanın en yaygın yolu “Saygılarımla” kelimesidir. Ortak bir kapanış olabilir, ancak aynı zamanda güvenli bir kapanıştır.
İşte resmi bir e-posta kapatma örneği:
Saygılarımla,
Muhammed Demirkollu
Bilgi İşlem Müdürü- Denizli Ulaşım A.Ş.
[E-posta adresi buraya yazılır]
[Telefon numarası buraya yazılır]
Artık resmi bir e-postanın her bölümü için yazmanız gereken bilgilere sahipsiniz. Resmi e-postalar, profesyonel e-postalara çok benzer, çünkü profesyonel e-postalar genellikle resmi bir tarzda yazılır. Profesyonel e-postalar için geçerli olan ilkeler, resmi e-postalar için de yararlıdır. Bu makalede etkili bir profesyonel e-postanın nasıl yazılacağını öğreneceğiz:
Resmi Bir E-postayı Biçimlendirme ve Yapılandırma
Pek çok gayri resmi e-postalar yapılandırılmaya gerek duymasa da resmi e-postanızı nasıl biçimlendirdiğiniz ve yapılandırdığınız önemlidir. Resmi e-postanız aşağıdaki unsurların tümünü içermelidir:
Konu satırı; Deyim yerindeyse az ama öz olmanız gerekir. Bu kısımda yazmak istediğin,z konuyu doğru bir biçimde yazmanız beklenir. Birçok uzman, ideal konu satırının altı ila on kelime uzunluğunda olduğu konusunda hemfikirdir.
Selamlama; Üst makam için uygun şekilde saygı ifadeleri kullanın. Örneğin üniversiteden profesörünüze yazacaksanız, Selam Ahmet Yılmaz değil, Sayın Profesör Yılmaz diye yazın.
Gövde metin; Bu bölüm e-postanın asıl amacını açıklamaktadır. Resmi bir e-posta için doğru dilbilgisi ve tam cümleler kullanmanız gerekir. Çok fazla uzatmadan asıl amacınızı açıklayın.
İmza; E-postanızın kapanışı resmi olmalıdır. Adınızı ve soyadınızı kullanın. Bir kuruluş adına yazıyorsanız ve e-postayı gönderdiğiniz kişinin adını biliyorsanız, onu kullanın.
Profesyonel e- Posta Yazma Rehberi
Resmi bir e-posta hazırlarken yazı tipi seçiminiz de önemlidir. Birçok modern elektronik posta platformu birçok farklı yazı tipi kullanmanıza izin verse de Verdana, Calibri, Times New Roman veya Georgia gibi yaygın, okunabilir bir yazı tipine bağlı kalmak en iyisidir.
Comic Sans gibi yazı tiplerinden ya da Bradley Hand ve Brush Script gibi yazı yazı tiplerinden kaçının. Resmi e-postanız için alışılmadık bir yazı tipi seçerseniz, bu yazı tipinin bazı elektronik posta platformları tarafından desteklenmeyebileceğini de unutmayın.
Ayrıca, resmi e-postanızda bir yazı tipine bağlı kalın. Çok fazla farklı yazı tipi kullanmak, e-postanızın çok sıradan görünmesine neden olabilir. Çok fazla yazı tipi, resmi e-postanızı daha az okunabilir hale getirebilir ki bunu da istemezsiniz.
Resmi Bir E-posta Göndermeden Önce Dikkat Etmeniz Gerekenler
Resmi e-postanızı yazıp biçimlendirdikten sonra, mesajınızı göndermeye neredeyse hazırsınız. Ancak Gönder düğmesine basmadan önce e-postanızı dikkatlice inceleyin. E postanızda aşağıdaki konulardan problem olup olmadığını kontrol edin.
- Yazım hataları
- Kişi ve kurum isimlerindeki hatalar
- Dilbilgisi hataları
Unutmayın, hatalarla dolu özensiz bir eposta kötü bir izlenim bırakacaktır.
Ayrıca, ciddiye alınmak istiyorsanız, epostayı göndermek için kullandığınız e-posta adresine dikkat edin. Birçoğumuz gençken resmi e-postalar için uygun olmayan eposta adresleri oluşturduk. Alabiliyorsanız, resmi e-postalar için e-posta adresiniz, adınızın fazladan karakter içermeyen bir varyasyonu olmalıdır.
İşte uygun ve uygunsuz e-posta adresi örnekleri:
Ailenize ve arkadaşlarınıza göndereceğiniz normal e-postalar için bu tür bir e-posta adresi uygun olabilir.
Bu e-posta adresi resmi ve profesyonel e-postalar için kullanılabilir.
Not: Burada ve bu makale boyunca kullanılan bu e-posta adresleri yalnızca örnek amaçlıdır. Gerçek e-posta adreslerini temsil etme amacı taşımazlar.
Öğrenciyseniz veya bir kuruluş adına yazıyorsanız, eğitim kurumunuz veya temsil ettiğiniz kuruluş tarafından sağlanan e-postayı kullanmak iyi bir fikirdir. Örneğin çoğu üniversite, öğrencilerine şu biçimde e-posta adresleri sağlar:
[email protected] / [email protected]
Sonuç
Resmi postalar yazma konusunda fazla deneyiminiz olmayabilir, ancak bir e-posta yazmanız gerekiyorsa, doğru şekilde yapmanız önemlidir. Ne yapacağınızı bildiğinizde resmi bir e-posta yazmak zor değildir. Resmi bir e-posta, resmi olmayan bir e-postadan oldukça farklıdır. Resmi bir e-posta için kullanmanız gereken uygun bir yapı, biçimlendirme ve ton vardır. Artık resmi e-postalar hakkında bilmeniz gerekenleri açıkladığımıza göre, kendi resmi e-postanızı yazmaya, biçimlendirmeye ve göndermeye hazırsınız.
Unutmayın, harika e-postalar yazmanın yanı sıra, e-posta gelen kutunuzu takip etmek de önemlidir.
Okuduğunuz için teşekkürler.
