Öncelikle tüm Sanal Şantiye ailesine merhaba demek istiyorum. Bu benim Sanal Şantiye’deki ilk yazım olacak. Ben de çoğumuz gibi bir işe veya projeye başlamadan önce plan yapmayı ve uygulamayı, işlerimi bir düzene göre yürütmeyi seviyorum. Bu nedenle bu yazımda size özellikle proje yönetiminde çok yararlı olacağını düşündüğüm bir konudan bahsedeceğim.
İŞ KIRILIM YAPISI NEDİR?
İngilizcesi Work Breakdown Structure olan iş kırılım yapısı, Latince “divide et impera” yani böl ve yönet felsefesiyle işleyen bir planlama tekniğidir.
İş kırılım yapısı ile karmaşık ve büyük projeleri anlamak ve yürütmek oldukça kolaylaşır. Bu yapı bir çeşit şema olarak görülebilir ve incelendiğinde “Projenin içeriğinde neler mevcut? Hangi adımlar hangi sırayla uygulanacak? Ne kadar zaman ve kaynak gerekli?” gibi soruların cevabını bulmak mümkündür. Böylece projenin kontrolünü ve risk tahminlerini yapmak epeyce kolaylaşır.
İş kırılım yapısı aynı zamanda proje ekibinin psikolojik olarak daha rahat olmasını sağlar. Çünkü hedef ve hedefe ulaştıran adımlar önceden belirlenmiş ve basit bir dille anlatılmıştır. Yapıya bakıldığında hem müşteri hem de proje ekipleri kolayca fikir edinebilir.
Benim fikrimce kafada planlanmış veya anlık verilen kararlarla proje yürütmektense, bu tür kolay ve kullanışlı teknikler kullanmak çok daha profesyonelce bir davranıştır.
İşler (teslimatlar) “work package” yani iş paketlerine ayrıştırılır. İş paketleri bu yapının en alt seviyesini oluşturur ve her bir paket görevi tamamlayacak olan takım elemanlarına sunulur.
PMBOK (Proje Yönetimi Bilgi Tabanı Merkezi) her bir projenin kendi içinde farklılık gösterebileceğini söyler. Genel olarak 8/80 kuralı uygulanır. 8/80 kuralı her iş paketinin 8 saatten az olmamasını ve 80 saatten fazla olmamasını gerektirir.
İş kırılım yapısı bir iş takvimi değildir. Bu yapı projenin büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına göre şekillendirilebilir. Basitçe anlaşılabilen bir iş taslağı olarak görülebilir. Bu tekniğin kullanılmasıyla proje yöneticileri, teknik elemanlar ve şirket sahipleri arasındaki iletişim kalitesi de artırılmış olur.
İnternette iş kırılım yapısı oluşturmak için çeşitli web siteleri ve uygulamalar bulabilirsiniz. Bunları kullanarak kendi İKY’nizi kolayca oluşturabilirsiniz. Ben sizler için aşağıya bir tanesini bırakıyorum.
