Bu yazımızda bir ihaleye hazırlanırken incelenmesi gereken önemli bir dokümanı inceleyeceğiz. İhale dosyasının tamamının dikkatlice incelenmesi ve maliyet çalışmasının bu şekilde yapılması gerekir. Bunun dışında firmanın yeterliliğinin olup olmadığı (iş bitirme belgesi, teknik personel, makine vs.) bu evraklar incelenerek belirlenmelidir.
İdari Şartnamede Neler Bulunur?
İdare şartnamenin başında idare adı, bilgileri ihale konusu işin adı, yapılacağı yer, İKN numarası, ihale usulü, ihale tarih ve saati ve ihale komisyonu toplantı yeri yazılır.
İhale dokümanının içeriği yer alır. (teknik şartname, sözleşme tasarısı, standart formlar vs.)
Girişteki bilgilerin ardından ihaleye katılmaya ilişkin hususlar ikinci bölümde yer alır. Bu bölümde teminat mektubunun nasıl olacağı, iş deneyim belgesinin hangi grupta olacağı, ortalık kurulacaksa veya alt yüklenici varsa bunlara ilişkin şartlar, gelir tablosu, ciro belgeleri, konsorsiyum olup olmayacağı olacaksa şartları, yabancı isteklilerden ayrıca istenecek belgeler, ihaleye katılamayacak olanların şartları, ihale dışı bırakılmaya sebep olacak davranışlar vs. yer alır. Bu bölümde firmanın ihaleye katılıp katılamayacağı tespit olur. Teklif vermek için gereken evraklar bu bölümde öğrenilir. Eksik belge olması durumunda firma bu sebeple elenebilir.
Şartnamenin üçüncü bölümünde teklif hazırlanması ve sunulmasına ilişkin esaslar yer alır. Tekliflerin EKAP üzerinden nasıl nasıl gönderileceği açıklanır. Tekliflerin geçerlilik süresi, geçici teminata esas bilgiler (geçici teminatın teklif bedelinin yüzde kaçı kadar olacağı, hangi değerlerin teminat olarak gösterilebileceği, tutarın hangi hesaba nasıl yatırılacağı) bu bölümde yer alır.
Şartnamenin dördüncü bölümünde tekliflerin nasıl açılacağı ve sözleşmenin yapılması konuları açıklanır. Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde kullanılacak formül burada izah edilir. Fiyat dışı unsurlara ait bilgiler eğer varsa bu bölümde açıklanır. Kesin teminatın ne olacağına dair bilgiler, idarenin görev ve sorumlulukları bu bölümde yer alır.
İdari Şartname İncelenirken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Fiyat dışı unsurun bu bölümde dikkatlice incelenmesi gerekir. En avantajlı teklif sahibi olunsa bile fiyat dışı unsur puanları nedeniyle teklif elenebilir.
Şartnamenin son bölümünde sözleşmenin nasıl uygulanacağı açıklanır. Fiyat farkı, avans olup olmayacağı, işin hangi tarihler arasında yapılacağı, uygulanabilecek cezalar, kabule ilişkin esaslar, ödeme şartları ve yeri, olası süre uzatımına ilişkin şartlar burada açıklanır.
Bu bölüm incelenirken en dikkat edilmesi gereken husus Fiyat farkının nasıl hesaplanacağı, hangi katsayıların hangi oranlarda kullanılacağı olmalıdır. Çünkü bu husus yüklenicinin hakedişlerde alacağı fiyat farkı tutarını oluşturacaktır.
Sonuç
Genel olarak idari şartnamelerde yer alan bölümleri izah ettik. İdari şartnameler idareye göre farklılık gösterir. Ancak şartlar Kamu İhale Kanunu dışına çıkamaz. Bu nedenle şartnameleri inceleyecek firma personellerinin Kamu İhale Kanunu’na hakim olması gerekir.
Şartnamelerin eksik incelenmesi teklif vermeden önce göz ardı edilmesi büyük zararlara yol açabilir. Hesaplanan teklif maliyetiniz yetersiz kalabilir. EKAP’a eksik veya yetersiz evrak yüklemeniz nedeniyle elenebilirsiniz. İşi tamamlayamayıp yasaklı duruma düşebilirsiniz.
